Autor Philipp Vogel, 08.09.23 09:54

Unsicherheit ist auf dem Weltmarkt weit verbreitet. Die ständig steigende Inflation und die drohende Rezession geben Anlass zu wirtschaftlicher Besorgnis. Darüber hinaus wird es aufgrund des weltweiten Arbeitskräftemangels immer schwieriger, die für die Unternehmen erforderlichen Qualifikationen zu erwerben.

Angesichts dieser sich ständig verändernden Umstände müssen Unternehmen der Sicherheit und Effektivität ihres wertvollsten Vermögens – ihrer Mitarbeiter – Priorität einräumen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie zunächst die Schlüsselbereiche für das HR-Risikomanagement definieren, potenzielle Bedrohungen identifizieren und die Risiken in Ihrem Sektor bewerten. Auf diese Weise können Sie praktische und kosteneffiziente Lösungen entwickeln, um mögliche Risiken zu mindern.

Die folgenden Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, in Ihrem Unternehmen ein resilientes HR-Risikomanagement einzurichten, das Sie in die Lage versetzt, die Herausforderungen von heute und morgen zu bewältigen und zu vermeiden.

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hr-risikomanagement und die personalabteilung

Wir alle gehen in unserem persönlichen Leben bis zu einem gewissen Grad mit Risiken um, sei es, dass wir uns auf öffentliche Verkehrsmittel verlassen oder entscheiden, was wir zum Abendessen essen wollen. Wenn es jedoch darum geht, die HR-Risiken für ein Unternehmen zu managen, wird der Prozess durch die vielen Arten, in denen Menschen agieren und aufeinander reagieren, erheblich erschwert.

Das HR-Risikomanagement befasst sich mit allen Aspekten des Mitarbeiterverhaltens, ermittelt dessen Potenzial, dem Unternehmen (einschliesslich aller Mitarbeiter) zu schaden, und sorgt für eine Reaktion, falls ein negatives Szenario eintritt.

Die Personalabteilung ist unausweichlich mit dem Leben und der Arbeit jedes Mitarbeiters verbunden, und zwar vom Zeitpunkt der Einstellung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Daher liegt ein Grossteil der Verantwortung für die korrekte Mitarbeiterverwaltung und Risikominderung bei der Personalabteilung. Denken Sie an all die Aktivitäten, mit denen Ihr HR-Team täglich zu tun hat.

  • Anwerbung
  • Onboarding
  • jährliche oder halbjährliche Überprüfungen
  • Gehaltsverhandlungen
  • zwischenmenschliche Konfliktlösung
  • Arbeitnehmerengagement
  • Ausbildung und Entwicklung
  • Förderung
  • Disziplinarmassnahmen
  • Kündigung

Einer der Vorteile der Erstellung und Pflege eines HR-Risikomanagementprogramms besteht darin, dass es Ihnen helfen kann, alle Aspekte des Personalwesens zu verbessern. Die Beseitigung von Voreingenommenheit bei Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen ermöglicht es Ihnen beispielsweise, eine grössere Vielfalt an Bewerbern anzuziehen und so Ihre Arbeitsplatzkultur zu verbessern. Wenn Sie Wege finden, um Mitarbeiterdaten zu sichern, wird ein People-Analytics-Programm praktikabler.

warum ist ein risikomanagementplan für mitarbeiter notwendig?

Auch wenn Sie gerne glauben würden, dass Ihr Unternehmen nie von einer Krise betroffen sein wird, lohnt es sich, auf das Schlimmste vorbereitet zu sein. Ein vorgegebenes Vorgehen hilft Ihnen und Ihrem Team, schnell und richtig zu reagieren, auch wenn Sie körperlich oder geistig überfordert sind. Darüber hinaus kann ein solider strategischer Risikomanagementplan dazu beitragen, dass unerwünschte Situationen gar nicht erst entstehen und kleinere Probleme nicht zu grösseren eskalieren.

Manchmal denken kleine Unternehmen, vor allem solche mit langjährigen Mitarbeitern, dass sie sich nicht um die Risiken für ihre Mitarbeiter kümmern müssen. Schliesslich sind ihre Mitarbeiter wie eine Familie; sie würden niemals gegen die Unternehmensrichtlinien verstossen, persönliche Informationen weitergeben oder finanzielle Mittel missbrauchen. Wenn jedoch das Undenkbare eintritt, hat die Unternehmensleitung keinen Plan, auf den sie zurückgreifen kann, und reagiert oft übereilt und zum Nachteil des Unternehmens.

Grössere Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern benötigen möglicherweise eine Vielzahl von Risikomanagementstrategien, um alle Ebenen der Mitarbeiter und alle Aspekte der Mitarbeitererfahrung abzudecken.

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schlüsselbereiche für das hr-risikomanagement   

Zwar hat jedes Unternehmen je nach Branche, Betriebsart und Standort eine eigene Untergruppe von Risiken, aber die Personalabteilungen dieser Unternehmen haben oft ähnliche Risikobereiche. Hier sind die häufigsten Bereiche, die in Ihren Krisenmanagementplan aufgenommen werden müssen:

einhaltung der vorschriften

Ihre Organisaeinhaltung der vorschriftention muss alle Einstellungs- und Verwaltungsgesetze befolgen, einschliesslich der bundesweiten, regionalen und lokalen Verordnungen. Möglicherweise müssen Sie Ausweispapiere von Mitarbeitern einholen, vierteljährliche und jährliche Steuern zahlen und für faire und gerechte Einstellungspraktiken sorgen.

Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann Ihr Unternehmen Risiken wie Geldstrafen, Gerichtsverfahren und sogar Schliessungen aussetzen. Strenge Richtlinien für das unverzügliche Ausfüllen aller Unterlagen können dazu beitragen, einige Risiken zu vermindern. Ziehen Sie ausserdem in Erwägung, mit einem sachkundigen Partner für HR-Lösungen zusammenzuarbeiten, der Sie in Fragen des Arbeitsrechts beraten und die Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtern kann.

anwerbung

Wirksame Einstellungsverfahren helfen Ihnen nicht nur, die gewünschten Bewerber zu finden und die Kosteneffizienz im Einstellungsverfahren zu verbessern. Sie tragen auch dazu bei, Voreingenommenheit zu beseitigen, so dass Sie weniger anfällig für unfaire Einstellungstaktiken sind.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Einstellungsverfahren auf etwaige Altlasten zu überprüfen, sei es durch unstrukturierte Gespräche oder veraltete Bewerbungen. Achten Sie auch darauf, ob bei Vorstellungsgesprächen zu viele Versprechungen gemacht werden, da dies zu buchstäblichen oder psychologischen Vertragsverletzungen in Bezug auf Arbeitsaufgaben und Beförderungsmöglichkeiten führen könnte.

onboarding

Viele der Risiken, die Arbeitgebern durch minderwertige Mitarbeiter drohen, wie z. B. Negativität, niedrige Produktivität und die Weigerung, Verfahren zu befolgen, lassen sich durch einen effektiven Einführungsprozess vermeiden. Dieser Prozess sollte ein detailliertes und aktuelles Handbuch und eine umfassende Erläuterung der Unternehmensrichtlinien umfassen. Behalten Sie neue Mitarbeiter im Auge und achten Sie auf frühe Warnzeichen, wie unangemessene Kommentare, Anwesenheitsprobleme und übermässiges Teilen von Unternehmensdaten in den sozialen Medien. Eine schnelle Reaktion des HR-Teams kann helfen, Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren.

Die Bereitstellung eines geeigneten Mentors kann Ihnen auch dabei helfen, Mitarbeiter zu erkennen, die Schwierigkeiten mit der Anpassung haben, und kann den neuen Mitarbeiter zu positiven Veränderungen ermutigen.achten Sie während der Einarbeitung auch auf die Dynamik im Team und unter den Kollegen. Wenn Sie Tendenzen zu Belästigung oder unangemessenem Verhalten seitens des neuen Mitarbeiters oder seiner Kollegen feststellen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um diese Risiken anzugehen.

management

Ihr Führungsteam kann dazu beitragen, HR-Risiken in Ihrem Unternehmen zu verringern oder sie zu verschärfen. Es liegt an Ihnen, toxische Manager in Ihrer Belegschaft zu entdecken. Sie erhöhen das Risiko von Mitarbeiterfluktuation, rechtlichen Konsequenzen und Produktivitätseinbussen erheblich.

Ziehen Sie in Erwägung, Schulungs- und Entwicklungsprogramme für alle Führungskräfte sowie eine regelmässige Überwachung der einzelnen Abteilungen durch Umfragen und persönliche Gespräche vorzuschreiben. Indem Sie die Effektivität Ihrer Führungskräfte verbessern, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Vergeltungsklagen drastisch verringern. Auch die Vorschrift, dass im Falle von Auseinandersetzungen zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und Führungskräften ein Notfallplan befolgt werden muss, kann zur Risikominderung beitragen.

fernarbeit

Fernarbeit ist auf dem Vormarsch, und viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, entweder dauerhaft oder in Form eines Hybridmodells von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen diese Möglichkeit bietet, sollten Sie sich der damit verbundenen Risiken bewusst sein.

  • Zugang zu sicheren Daten von zu Hause aus
  • das Gefühl der Überlastung, da der Arbeitnehmer "immer erreichbar" ist
  • mangelnde Aufsicht, was zu Produktivitätsverlusten führt
  • Mitarbeiter können bei Beförderungen übersehen werden oder Anweisungen oder Ankündigungen nicht erhalten, weil sie nicht vor Ort sind

Um sich vor diesen potenziellen Gefahren zu schützen, ist es unerlässlich, eine Richtlinie für die Fernarbeit festzulegen und sie ständig zu überarbeiten, wenn sich der moderne Arbeitsplatz verändert.

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gesundheit und sicherheit

Der Schutz der Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter ist ein wichtiger Bestandteil des HR-Risikomanagements. Je nach Branche verfügen Sie möglicherweise über Geräte, die geschult und überwacht werden müssen, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zu gewährleisten. Möglicherweise müssen Sie auch persönliche Schutzausrüstung bereitstellen und Aufzeichnungen über alle Gefahrstoffe führen.

Je mehr Sie diese Verfahren automatisieren können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen ein Fehler unterläuft. Plakate und Schilder sollten gut sichtbar sein und bei Bedarf durch Schienen oder abgeklebte Bereiche ergänzt werden.

Darüber hinaus müssen Sie nicht nur die körperliche Seite der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter unterstützen. Psychische Belastungen sind bei Arbeitnehmern immer häufiger anzutreffen. Jedes Jahr gehen etwa 12 Milliarden Arbeitstage aufgrund von Depressionen und Angstzuständen verloren. Indem Sie dafür sorgen, dass Ihr Arbeitsplatz frei von Belästigung, Mobbing, Überlastung und schlechter Kommunikation ist, können Sie dazu beitragen, die mit psychischen Belastungen verbundenen Risiken zu verringern.

naturkatastrophen

Wenn Sie in einem Gebiet tätig sind, in dem die Wahrscheinlichkeit schwerer Katastrophen wie Erdbeben oder Überschwemmungen besteht, kann die richtige Planung dazu beitragen, die Risiken zu verringern und die Wiederherstellungszeiten für Ihr Unternehmen zu verkürzen. Beginnen Sie mit einem Notfallplan für Ihre Mitarbeiter, der die Evakuierungsrouten, Kommunikationsverfahren sowie den Standort und die Funktionsweise von Notfallausrüstungen festlegt. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese Schritte verstehen, und überprüfen Sie sie regelmässig.

Als Nächstes sollten Sie einen Plan zur Geschäftskontinuität aufstellen, der regelt, wie das Unternehmen weiterarbeiten wird – gegebenenfalls in begrenztem Umfang oder an einem anderen Standort. Als Teil Ihres Plans zur Geschäftskontinuität sollten Sie Schritte zur Wiederherstellung des Normalbetriebs auflisten, damit Ihr Unternehmen so schnell wie möglich wieder normal arbeiten kann. 

daten

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen an der Sammlung grosser Datenmengen beteiligt ist oder nur einen kleinen Geschäftsserver verwendet, ist die Sicherheit dieser Daten angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität von entscheidender Bedeutung. Der Beginn der digitalen Transformation bedeutet, dass diese Risikomanagementstrategien ständig angepasst werden müssen, da immer mehr Daten ausserhalb des Unternehmens und in der Cloud gespeichert werden. Sie müssen nicht nur digitale Daten sicher aufbewahren, sondern in den meisten Unternehmen müssen Sie auch weiterhin Papierdokumente verwalten und diese sicher aufbewahren.

Datenschutzverletzungen können das Vertrauen in Ihr Unternehmen sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Kunden erheblich schwächen. Sie können auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Führen Sie regelmässig Datenprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihr Risikoniveau akzeptabel ist, und wenden Sie sich an einen Spezialisten, wenn Sie technischen Rat benötigen.

marke

Die Risikoplanung kann nicht nur dazu beitragen, das Risiko einer saftigen Klage zu verringern oder unangenehme Zwischenfälle zu vermeiden, sondern ist auch entscheidend für die Aufrechterhaltung eines positiven Images der Arbeitgebermarke. Wir alle haben schon Schlagzeilen gesehen, in denen ein Mitarbeiter oder ein Unternehmen wegen erheblicher Verfehlungen, wie z. B. dem Missbrauch von Geldern oder einer grossen Datenschutzverletzung, in die Kritik geraten ist.

Ist diese Nachricht erst einmal ausgestrahlt, ist es äusserst schwierig, das Vertrauen der Öffentlichkeit wiederherzustellen. Dies schadet nicht nur Ihrem Endergebnis in Bezug auf Dienstleistungen oder Verkäufe, sondern erschwert es Ihnen auch, die Art von Talenten anzuziehen und zu halten, die Sie brauchen, um in Ihrer Branche wieder Fuss zu fassen.

Ausserdem können Probleme im Zusammenhang mit Mitarbeitern die Marke des Arbeitgebers schädigen. Kommentare über eine giftige Arbeitskultur oder Belästigungen durch Mitarbeiter können in Bewertungen und anderen sozialen Medien auftauchen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter die Verfahren für die Meldung von Problemen mit einem Vorgesetzten oder Kollegen und die Richtlinien für das Teilen von Arbeitsberichten oder Bildern in sozialen Medien kennen. Lassen Sie ausserdem die Antworten der Mitarbeiter auf Arbeitsbewertungen regelmässig auf Ungenauigkeiten oder Kommentare zu Vergeltungsmassnahmen überprüfen.

strategien für das hr-risikomanagement

eine risikoprüfung durchführen

Der erste Schritt zur Bewältigung von HR-Risiken erfordert einen umfassenden Blick darauf, was Ihr Unternehmen tut, wie es arbeitet und wer dort beschäftigt ist. Die Risiken für ein technisches Dienstleistungsunternehmen mit 150 Mitarbeitern werden sich völlig von denen eines Produktionsunternehmens mit mehr als 2.000 Beschäftigten unterscheiden.

Sie können feststellen, wo die Risiken liegen, indem Sie die Anzahl und die Art der von Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer und ihre täglichen Handlungen betrachten. Sie können auch analysieren, wie gross diese Risiken in Bezug auf Haftung und Wiederholungsgefahr sind.

zu entscheiden, wie hoch das Risiko ist, das Ihr Unternehmen tragen kann

In den meisten Fällen können Sie nicht alle Risiken beseitigen, aber Sie können Wege finden, um ihre Auswirkungen oder die Häufigkeit ihres Auftretens zu verringern. Sie können eine oder mehrere dieser Standard-Risikomanagementtechniken anwenden:

  • Vermeiden. Sie können beispielsweise feststellen, dass eine bestimmte gefährliche Chemikalie ein inakzeptables Risiko darstellt, und sich daher für die Verwendung eines alternativen Materials entscheiden.
  • Akzeptanz und Abschwächung der erforderlichen Risiken. Wenn die Arbeitnehmer gefährliche Geräte verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsvorkehrungen vollständig umgesetzt und überwacht werden.
  • Risiken teilen. Wenn Sie eine grosse Menge privater Daten speichern müssen, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem Cybersicherheitsunternehmen in Betracht ziehen.

Sie müssen die oben genannten Techniken auf alle HR-Risikobereiche Ihres Unternehmens anwenden, da Sie mehrere Szenarien in Betracht ziehen. Auch wenn dies repetitiv erscheinen mag, ist es für die Vermeidung und Begrenzung von Risiken in Ihrer Personalabteilung unerlässlich.

die wichtigsten risikobereiche für anpassungen zu überprüfen

Angesichts des Wandels in der Mentalität der Arbeitnehmer, der globalen Unternehmensinfrastruktur und des technologischen Fortschritts können jederzeit neue Risikobereiche auftauchen, während andere verschwinden können. Indem Sie genau beobachten, wie die einzelnen Lösungen funktionieren, können Sie sich in jedem Bereich kontinuierlich verbessern.

Die Entscheidungen, die Sie während einer Unternehmenskrise treffen, können anhaltende Auswirkungen haben. Deshalb ist es so wichtig, sich auf ein belastbares Risikomanagement zu konzentrieren. Wenn Sie sich bei jeder Herausforderung anpassen und vorwärts bewegen, ist Ihr Unternehmen an der Spitze des Marktes und perfekt für Wachstum gerüstet.

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