Autor Philipp Vogel, 14.11.22 08:00

wie man eine Überprüfung von Referenzen durchführt.

Obwohl Studien zeigen, dass 87 % der Arbeitgeber während der Einstellungsphase irgendeine Art von Überprüfung von Referenzen durchführen, unterschätzen viele immer noch den vollen Wert dieses leistungsstarken Einstellungsinstruments. Bei der Überprüfung von Referenzen werden aktuelle und frühere Mitarbeiter und Manager eines Bewerbers befragt, um mehr über die Fähigkeiten, Eignungen und Erfahrungen des Bewerbers zu erfahren.

Die Überprüfung von Referenzen kann, wenn sie richtig durchgeführt wird, Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, die Fähigkeiten des Bewerbers am Arbeitsplatz besser einzuschätzen und die potenzielle Eignung für die Unternehmenskultur zu ermitteln. Sie können Ihrem Unternehmen auch dabei helfen festzustellen, ob der Bewerber für die Stelle und das Unternehmen geeignet ist.

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Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Art und Weise, wie Sie die Überprüfung von Referenzen durchführen, ihren Wert beeinflussen kann. Eine Überprüfung von Referenzen, die schnell und ohne einen klaren Plan durchgeführt wird, wird wahrscheinlich nur begrenzte Ergebnisse liefern. Eine strategisch angelegte Überprüfung von Referenzen kann dagegen die nötigen Erkenntnisse liefern, um fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Aus diesen Gründen ist es von entscheidender Bedeutung, ein umfassendes Verfahren zur Überprüfung von Referenzen zu entwickeln, das darauf ausgerichtet ist, die von Ihnen benötigten Informationen zu erhalten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein Verfahren entwickeln, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Es ist von entscheidender Bedeutung, eine umfassende Überprüfung von Referenzen zu entwickeln, die darauf abzielt, die von Ihnen benötigten Informationen zu erhalten.

Schritte zur Überprüfung von Referenzen

Bei der Erstellung eines umfassenden Prozesses zur Überprüfung von Referenzen sind einige bewährte Verfahren zu beachten, z. B.:

im Voraus vorbereiten

Sie sollten eine Überprüfung von Referenzen niemals unvorbereitet durchführen. Diese Praxis kann zu verwirrenden oder irrelevanten Rückmeldungen sowie zu möglichen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen. Nehmen Sie sich stattdessen etwas Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie eine Referenz anrufen oder eine E-Mail schicken. 

Bitten Sie zunächst die Personen in Ihrem Unternehmen, die an den Vorstellungsgesprächen mit dem Bewerber beteiligt waren, um ihre Meinung. Bitten Sie sie, auf Bereiche des Bewerbers hinzuweisen, über die sie mehr Informationen wünschen, oder auf Bedenken, die sie bezüglich des Bewerbers oder seiner Fähigkeiten haben.

Nehmen Sie sich dann etwas Zeit, um den Lebenslauf, die Bewerbung, das Anschreiben, die Gesprächsnotizen und andere einschlägige Informationen des Bewerbers durchzulesen, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen. Sie sollten auch den Zweck der Überprüfung von Referenzen festlegen. Ist Ihr Hauptziel, die Fähigkeiten des Bewerbers zu überprüfen, die Eignung für die Stelle festzustellen oder sicherzustellen, dass es keine grundlegenden Probleme mit dem Bewerber gibt? Wenn Sie Ihr Hauptziel kennen, können Sie sich darauf konzentrieren, Fragen zu stellen, die die gewünschten Ergebnisse liefern.

Kandidaten benachrichtigen

Informieren Sie den Bewerber darüber, dass Sie eine Überprüfung von Referenzen durchführen werden. Sie sollten auch mit Ihren Rechts- und Datenschutzteams abklären, ob die ausdrückliche Zustimmung jedes Bewerbers erforderlich ist, bevor Sie sich an eine Referenz wenden. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie wissen, welche Bewerberdaten Sie erfassen dürfen und welche nicht und wie Sie diese Daten anschliessend verwalten.

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Bleiben Sie bei offenen Fragen

Offene Fragen eignen sich am besten für die Überprüfung von Referenzen, da sie dem Referenzgeber mehr Spielraum bei der Beantwortung der Fragen lassen. Andererseits werden enge Fragen, die nur ein Wort oder einen Satz als Antwort verlangen, wahrscheinlich nicht die wertvollen Erkenntnisse liefern, die Sie wollen. Einige Fragen mit knappen Antworten sind zwar in Ordnung, vor allem zu Beginn und am Ende des Gesprächs, aber bei den meisten Fragen sollten Sie der Referenzperson die Möglichkeit geben, so viele Informationen zu geben, wie sie für richtig hält.

Zum Beispiel:

  • Was waren die Hauptaufgaben des Bewerbers in seiner Position?
  • Wie ist der Kandidat mit Konflikten am Arbeitsplatz umgegangen?
  • Was sind Ihrer Meinung nach die grössten Stärken und Schwächen des Bewerbers?

keine Vermutungen anstellen

Bei der Überprüfung von Referenzen sollten Sie sich immer an Fakten halten, indem Sie den Referenzgeber bitten, seine Meinung mit Fakten zu untermauern. Wenn die Referenz beispielsweise angibt, dass sie der Meinung ist, dass der Bewerber gut für die Stelle geeignet ist, sollten Sie dieser Antwort eine zweite Frage folgen lassen, in der Sie fragen, welche spezifischen Fähigkeiten den Bewerber für die Stelle geeignet machen.

Interpretieren Sie ausserdem nicht zu viel in die Haltung oder den Tonfall der Referenzperson hinein. Ohne die Referenzperson persönlich zu kennen, ist es unmöglich festzustellen, ob es sich nur um den natürlichen Tonfall der Person handelt, ob sie einfach einen schlechten oder stressigen Tag hat oder ob ihre Haltung etwas mit dem Bewerber zu tun hat.

Überstürzen Sie den Prozess nicht

Wenn Sie die Überprüfung von Referenzen per Telefon durchführen, sollten Sie genügend Zeit einplanen, um alle Fragen zu stellen. Sie wollen die Überprüfung von Referenzen auf keinen Fall überstürzen.  Wenn sich die Referenzpersonen gehetzt fühlen, könnten sie zögern, vollständige Antworten zu geben. Das wiederum könnte dazu führen, dass diese Überprüfungen nicht die von Ihnen benötigten Erkenntnisse liefern. 

Wenn Sie hingegen ein Formular per E-Mail an die Referenzen schicken, sollten Sie ihnen mehrere Tage Zeit geben, um das Formular auszufüllen, und ihnen gegebenenfalls eine freundliche Erinnerung schicken. Eine automatisierte Überprüfung von Referenzen kann den Prozess beschleunigen, indem sie es den Referenzen ermöglicht, den Bewerbern von jedem beliebigen Gerät aus Feedback zu geben, und indem sie automatisch Erinnerungen verschickt. Dennoch sollten Sie den Bewerbern ausreichend Zeit für das Ausfüllen des Formulars geben. 

unterbrechen Sie die Referenz nicht

Achten Sie darauf, Referenzen nicht zu unterbrechen, während sie sprechen. Schliesslich wollen Sie nie verhindern, dass ein Referenzschreiben wertvolle Informationen über den Bewerber liefert. Stellen Sie stattdessen Ihre Frage und geben Sie dem Referenzgeber Zeit, seine Gedanken zu sammeln und zu antworten. Es ist jedoch in Ordnung, das Arbeitszeugnis wieder auf das Thema zu lenken, wenn es zu weit von der ursprünglichen Frage abweicht oder private Informationen über den Bewerber preisgibt, die nichts mit der Stelle zu tun haben. Wenn Sie eine Software zur Überprüfung von Referenzen wie Relevate Reference verwenden, müssen Sie sich über dieses Problem keine Gedanken machen. Stattdessen können sich die Referenzpersonen die Zeit nehmen, den Online-Fragebogen auszufüllen, wenn es für sie am bequemsten ist. 

nach roten Fahnen Ausschau halten

Bei der Überprüfung von Referenzen sind einige Punkte zu beachten, wie z. B:

  • Der Antragsteller hat die Referenzperson nicht über den Anruf informiert.
  • das Arbeitszeugnis grundlegende Fragen über den Bewerber nicht beantworten kann.
  • grundlegende Informationen über die Arbeit, wie z. B. die Stellenbezeichnung und die Aufgaben, nicht mit dem Lebenslauf des Bewerbers übereinstimmen.
  • Hinweis darauf, dass sie nicht die richtige Person sind, um die Fragen zu beantworten.

Wenn Sie eine Überprüfung von Referenzen online durchführen, können Sie auch potenziell betrügerische Referenzen erkennen. Unsere Relevate Reference-Technologie kann Sie zum Beispiel warnen, wenn Referenzen durch IP-Tracking dasselbe Gerät verwenden. 

Jedes dieser roten Fähnchen kann ein Zeichen dafür sein, dass der Bewerber einige seiner Fähigkeiten und Erfahrungen beschönigt hat oder dass das Arbeitszeugnis nicht sehr glaubwürdig ist.

die Überprüfung von Referenzen zu automatisieren

Wenn Sie die Überprüfung von Referenzen immer noch manuell durchführen, sollten Sie stattdessen den Einsatz einer Software zur Online-Referenzprüfung in Erwägung ziehen. Mit dieser Technologie können Sie Referenzen ein kurzes Online-Formular senden, das sie jederzeit, überall und von jedem Gerät aus ausfüllen können. Diese Technologie kann Sie auch auf mögliche Betrugsfälle hinweisen. Wenn zum Beispiel zwei Referenzen das gleiche Gerät zum Ausfüllen des Fragebogens verwenden, kann unsere Technologie dies erkennen. Denken Sie auch daran, dass Sie jederzeit einen Folgeanruf tätigen können, um weitere Informationen zu erhalten, falls erforderlich.  

Online-Lösungen zur Überprüfung von Referenzen nehmen Ihnen diese mühsame Aufgabe ab und automatisieren den gesamten Prozess. Mit Randstad Relevate Reference können Sie beispielsweise Ihren gesamten Prozess der Überprüfung von Referenzen rationalisieren und in kürzerer Zeit und auf sichere Weise qualitativ hochwertiges Feedback einholen. 

Erfahren Sie mehr über den Aufbau eines strategischen Prozesses zur Überprüfung von Referenzen, indem Sie noch heute unseren Leitfaden zur Überprüfung von Referenzen herunterladen.

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