Autor Philipp Vogel, 29.08.22 09:00

Schichtplanung ist zweifellos einer der schwierigsten Aspekte des Personalmanagements. Zwischen unerwarteten Ausfällen, Krankheitstagen und geplanten Freistellungen kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass jede Schicht mit genügend Personal ausgestattet wird, um das Produktivitätsniveau zu verwalten und die Compliance aufrechtzuerhalten.

In vielen Fällen verwenden Betriebsleiter immer noch Excel-Tabellen, um den Schichtplanungsprozess abzuwickeln, was extrem umständlich und zeitaufwendig sein kann. Darüber hinaus erfordern Ausfälle in letzter Minute, dass Manager wertvolle Zeit mit Anrufen, SMS oder E-Mails an Mitarbeiter verschwenden, um nach einem qualifizierten Ersatz zu suchen.

 

"Software für die Personaleinsatzplanung kann Ihnen dabei helfen, den Prozess der Schichtplanung zu vereinfachen und die Gesamtergebnisse zu verbessern."

 

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Diese Hindernisse sind für Arbeitgeber, die auf eine grosse Anzahl von Beschäftigten angewiesen sind, wie z. B. Produktions- und Logistikunternehmen, noch weit verbreitet. Da diese Abhängigkeit heute angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels und der wechselnden Quarantänevorschriften noch weiter verbreitet ist, verlassen sich eine grössere Anzahl von Organisationen auf Zeitarbeiter, um ihren Bedarf zu decken. Dies wiederum übt zusätzlichen Druck auf die Manager aus, um die Produktionsziele zu erreichen. 

Wenn dies nur allzu vertraut klingt, kann die Personaleinsatzplanungssoftware Ihnen helfen, den Schichtplanungsprozess zu vereinfachen und die Gesamtergebnisse zu verbessern.

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Was ist die Workforce Scheduling Software?

Die Mitarbeiterplanungssoftware automatisiert den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen gemäss den von der Organisation festgelegten Regeln und Parametern. Mitarbeiterplanungssoftware kann Ihnen helfen, Arbeitszeitpläne zu erstellen, Arbeitszeiten zu verfolgen, Schichtwechsel zu verwalten, Arbeitskosten zu steuern, Arbeitszeitnachweise abzugleichen und die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu verbessern. Darüber hinaus kann dies überall, jederzeit und auf jedem Gerät durchgeführt werden. 

KI-basierte Tools zur Personalplanung wie ORQUEST und Koronos können auch dazu beitragen, Ihre Talentbedürfnisse mit wechselnden Jahreszeiten vorherzusagen und optimal Zeitpläne für Schichtarbeiter zu erstellen. 

Vorteile der Verwendung von Personaleinsatzplanungssoftware

Die Personaleinsatzplanung bietet eine Vielzahl grosser Vorteile, wie zum Beispiel:

  • spart Zeit

Durch die Straffung des Personalplanungsprozesses können Manager Schichtpläne in einem Bruchteil der Zeit erstellen. Die Verwendung von Workforce-Software macht es auch einfacher, Anpassungen aufgrund unerwarteter Ausfälle vorzunehmen und geplante Freistellungen zu verfolgen. Mit dieser Software können Manager mehr Zeit damit verbringen, sich auf andere Elemente der Personalplanung zu konzentrieren.

  • verbessert die Kommunikation

Bei der Verwendung von Personaleinsatzplanungssoftware haben Manager von jedem Gerät aus Zugriff auf die Plattform, einschliesslich Laptops, Tablets und Smartphones. Unabhängig davon, ob sie in ihrem Büro oder vor Ort arbeiten, können sie Zeitpläne einfach in Echtzeit anzeigen und ändern. Dieser Faktor wiederum verbessert die Kommunikation zwischen Führungskräften und Leiharbeitnehmern. 

  • minimiert Fehler

Neben der Zeitersparnis und der Verbesserung der Kommunikation minimiert die Personaleinsatzplanungssoftware auch das Fehlerrisiko. Die Software verfolgt automatisch Arbeitsstunden und bezahlten Urlaub, um ungeplante Überstunden zu vermeiden. Sie kann auch Manager benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter für die falsche Rolle eingeplant ist oder nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügt. 

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Relevate Workforce Schedule

Der Relevate Workforce Schedule von Randstad ist die Online-Lösung für die Planung Ihrer Belegschaft, die für Arbeitgeber entwickelt wurde, die eine grosse Anzahl von Zeitarbeitern einsetzen. Mit dem Relevate Workforce Schedule haben Sie rund um die Uhr sofortigen Zugriff auf die Anzeige, den Plan und die Planung Ihrer Kontingentbelegschaft, um eine schnelle Bereitstellung und Flexibilität der Belegschaft zu ermöglichen.

 

Unsere Schichtplanungslösung ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein spezialisiertes Tool, das Teil unserer Randstad Inhouse Services ist. Als Teil dieses Dienstes hat Ihr Unternehmen Zugang zu einem engagierten Spezialisten vor Ort, der viele der täglichen Aufgaben der Verwaltung einer grossen Belegschaft mit Zeitarbeitskräften wie Rekrutierung, Schulung und Schichtplanung bewältigen kann. Als massgeschneiderte Lösung verwenden wir den Relevate Workforce Schedule jedoch nur dann, wenn sie relevant und in der Lage ist, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Dies bedeutet, dass Ihr dedizierter Account-Spezialist das Relevate Workforce Schedule-Tool implementieren und verwalten und den gesamten Schichtplanungsprozess übernehmen kann. Im Wesentlichen kann Ihr Unternehmen die Vorteile unserer digitalen Planungslösungen nutzen, ohne dabei Ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen. Manager haben sofortigen Zugriff auf die Zeitpläne der Mitarbeiter von jedem Gerät und jedem Standort aus. Es ist diese einzigartige Kombination aus ‘tech and touch’, die unsere Schichtplanungslösungen wirklich hervorhebt und den Arbeitgebern mehr Wert bietet.

Wie funktioniert der Relevate Workforce Schedule?

Ein grosser Vorteil unserer Relevate Workforce Schedule-Lösung ist die Einfachheit des Prozesses. Der folgende sechsstufige Prozess stellt sicher, dass unser Planungstool korrekt implementiert wird und einen sofortigen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

1. Schaffung des idealen Pools von Zeitarbeitern

Natürlich besteht der erste Schritt des Prozesses darin, einen Talentpool qualifizierter Zeitarbeitskräfte zu entwickeln. Während dieses Prozesses wird sich Ihr Kundenbetreuer vor Ort die Zeit nehmen, um die spezifischen Einstellungsbedürfnisse Ihres Unternehmens besser zu verstehen, einschliesslich der Anzahl der benötigten Zeitarbeitskräfte sowie der Arten von Fähigkeiten und Qualifikationen, die für jede Rolle erforderlich sind.

An diesem Punkt wird Ihr Kundenbetreuer vor Ort sorgfältig unser riesiges Netzwerk vorab geprüfter Talente durchsuchen, um einen Pool von Mitarbeitern aufzubauen, der Ihren festgelegten Kriterien entspricht. Wenn die passenden Kandidaten nicht in unserer Datenbank verfügbar sind, werden wir sie für Sie suchen und rekrutieren. Mit diesem Talentpool hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der für eine bestimmte Schicht erforderlichen Zeitarbeitskräfte zu erhöhen oder zu verringern, um schwankenden Produktionsanforderungen gerecht zu werden und unerwartete und geplante Abwesenheiten zu berücksichtigen.

2. Onboarding der Leiharbeitnehmer in der App

Sobald ein vorgeprüfter Talentpool für Ihr Unternehmen eingerichtet ist, stellt Ihr Kundenbetreuer vor Ort sicher, dass jeder temporäre Mitarbeiter unsere Planungs-App auf sein Handy herunterlädt. Darüber hinaus bietet Ihr Spezialist vor Ort eine angemessene Schulung an, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter weiss, wie er alle Aspekte unserer Planungs-App nutzen kann, wie z. B. das Akzeptieren oder Ablehnen von Schichten, das Einrichten der Verfügbarkeit und das Anfragen von Schichtänderungen, falls erforderlich. Ihr Kundenbetreuer vor Ort wird auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie der Benachrichtigungsprozess funktioniert und wie sie ihre Arbeitszeitpläne online einsehen können.

3. Einarbeitung von Führungskräften 

Obwohl Ihr Kundenberater vor Ort Ihnen dabei hilft, den eigentlichen Planungsprozess und die laufende Kommunikation mit Ihren Zeitarbeitern zu bewältigen, werden die Führungskräfte des Unternehmens auch lernen, wie man die Schichtplanungsplattform verwendet. Ihr Kundenbetreuer vor Ort nimmt sich die Zeit, Ihre Führungskräfte zu schulen. Während dieses Prozesses lernen Manager, wie sie Zeitpläne und Informationen der Mitarbeiter einsehen, sicherstellen, dass die Schichten angemessen besetzt sind, und bei Bedarf Feedback geben.

4. Schichtplanung

Da Manager und Mitarbeiter vollständig geschult sind, wie man die Relevate Workforce Schedule-App verwendet, kann die eigentliche Schichtplanung beginnen. Ihr Kundenbetreuer wird Zeitarbeitskräfte basierend auf den spezifischen Bedürfnissen und der Verfügbarkeit der Arbeitskräfte Ihres Unternehmens einplanen.

Wenn der Bedarf an Zeitarbeitskräften entsteht, bucht Ihr Kundenbetreuer vor Ort die offenen Schichten in der Planungs-App und gibt an, wie viele Mitarbeiter für jede Schicht benötigt werden. Ihr Kundenbetreuer vor Ort kann auch einschränken, welche Zeitarbeitskräfte sich für verfügbare Positionen basierend auf spezifischen Fähigkeiten oder Qualifikationen anmelden können. Dieser Schritt stellt sicher, dass der richtige Zeitarbeiter der richtigen Rolle zugewiesen wird.

5. Benachrichtigung

Sobald Ihr Betreuer eine verfügbare Schicht in der App veröffentlicht, erhalten alle qualifizierten Mitarbeiter in Ihrem Talentpool eine sofortige Benachrichtigung auf ihrem Smartphone oder einem anderen mobilen Gerät. An diesem Punkt können Zeitarbeitnehmer jede angegebene Schicht akzeptieren oder ablehnen. Sobald eine gebuchte Schicht besetzt ist, ist sie geschlossen, und es ist keine Anmeldung für diese Schicht mehr möglich. Die Arbeitnehmer erhalten auch Benachrichtigungen für alle Mitteilungen, unabhängig davon, ob es sich um eine Gruppennachricht an alle Zeitarbeitnehmer oder um eine individuelle Nachricht handelt.

Diese sofortige Benachrichtigung hält alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und ermöglicht es, eine Schicht so schnell wie möglich zu besetzen, ohne dass SMS, Anrufe oder E-Mails erforderlich sind.

6. laufendes Talent Pool Management

Ihr Kundenspezialist vor Ort nutzt die Plattform auch, um Ihren Pool an Zeitarbeitern zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen immer Zugriff auf das Profil der Mitarbeiter hat, das zur Erreichung der Produktionsziele erforderlich ist. Da Zeitarbeitskräfte beispielsweise die App nutzen können, um ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren, hat Ihr Kundenbetreuer vor Ort Zugriff auf diese Daten in Echtzeit. Darüber hinaus kann Ihr Kundenbetreuer vor Ort mithilfe von Manager-Feedback bestimmen, welche Zeitarbeitskräfte weiterhin gut zu Ihrem Unternehmen passen.

Unsere Planungs-App bietet auch vollständige Transparenz, da Ihre Manager den Talentpool des Unternehmens mit Zeitarbeitskräften leicht einsehen und Schichtpläne in Echtzeit verfolgen können. Über 1.500 Kunden in 15 verschiedenen Märkten nutzen bereits unseren Relevate Workforce Schedule, um 120.000 Schichten pro Woche zu besetzen. 

Laden Sie unsere Fallstudie herunter, um herauszufinden, wie der Relevate Workforce Schedule einem Unternehmen geholfen hat, Probleme der fluktuierenden Anwesenheit effektiv zu lösen, um die Produktionsziele zu erreichen.

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