Autor Philipp Vogel, 15.08.22 12:15

Wenn Ihr Unternehmen, wie viele auf der ganzen Welt, daran interessiert ist, die Talente zu gewinnen, die es braucht, um erfolgreich durch einen Markt nach der Pandemie zu navigieren, sind Sie nicht allein. Einer aktuellen Umfrage unter fast 1.500 globalen Führungskräften zufolge bleiben talentbezogene Herausforderungen auch in den kommenden zehn Jahren das Hauptanliegen.

Dies ist angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels, der die Industrien auf der ganzen Welt plagt, keine Überraschung. Tatsächlich blieben in den Vereinigten Staaten im Oktober 2021 11 Millionen offene Stellen unbesetzt, während das Vereinigte Königreich von August bis Oktober 2021 fast 1,2 Millionen offene Stellen meldete.

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Der  Arbeitskräftemangel ist nicht die einzige Herausforderung für die Arbeitgeber. Zunächst einmal war die wachsende Qualifikationslücke, die durch die Nachfrage nach digitalen Kompetenzen aufgrund der Weiterentwicklung von Automatisierung und Technologie am Arbeitsplatz ausgelöst wird, den Arbeitgebern schon lange vor der Pandemie bekannt. Und schliesslich haben die Auswirkungen der Pandemie die Erwartungen der Arbeitnehmer erheblich verändert.

Während niemand den Beginn der Pandemie oder die Störungen, die sie an Arbeitsplätzen rund um den Globus verursachen würde, hätte vorhersagen können, hat sie die Bedeutung eines Personalplanungsprozesses hervorgehoben. Aufgrund dieser Faktoren verstehen viele Arbeitgeber nun, dass sie ihren aktuellen und zukünftigen Talentbedarf besser planen müssen. Dennoch fehlt ihnen noch eine vollständige Vorstellung davon, wie das aussieht.

Wenn das nur allzu vertraut klingt, kann sich Ihr Unternehmen am Besten für den zukünftigen Erfolg positionieren, indem es einen starken Personalplanungsprozess entwickelt. Wir haben diesen Artikel erstellt, um Ihnen zu helfen, genau zu verstehen, was die Personalplanung beinhaltet und wie sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann. Darüber hinaus haben wir eine Liste mit sinnvollen Schritten bereitgestellt, die Ihr Unternehmen heute unternehmen kann, um ein tragfähiges Modell für die Personalplanung zu erstellen.

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Was ist Belegschaftsplanung?

Die Personalplanung ist der fortlaufende Prozess zur Bewertung Ihres aktuellen und zukünftigen Talentbedarfs, um Kompetenzlücken zu identifizieren sowie einen strukturierten Personalmanagementplan zu entwickeln, umzusetzen und zu überwachen, der dem Personalbedarf des Unternehmens heute und in der Zukunft entspricht.

Es besteht eine gute Chance, dass Ihr Unternehmen bereits eine Art von Personalplanung durchführt, auch wenn sie sich ausschliesslich auf die aktuellen Talentbedürfnisse des Unternehmens konzentriert. Um jedoch eine qualifizierte Belegschaft für heute und die Zukunft aufzubauen und zu erhalten, muss Ihr Unternehmen ein strukturiertes Belegschaftsplanungsmodell entwickeln, das Ihr HR-Team, Manager und Führungskräfte einbezieht.

Operative vs. strategische Personalplanung

Eine effektive Personalplanung umfasst sowohl die operative Personalplanung als auch die strategische Personalplanung (SWP). Obwohl diese beiden Arten von Belegschaftsplanungsmodellen sehr unterschiedlich sind, sind sie doch beide entscheidend für den gesamten Talentplanungsprozess. Bevor Sie mit der Planung beginnen, ist es wichtig, diese Unterschiede zu verstehen.

Betriebliche Personalplanung

Die operative Personalplanung umfasst die Erfüllung des aktuellen Talentbedarfs des Unternehmens. Es handelt sich um einen kurzfristigen Planungsprozess, der den täglichen Betrieb des Unternehmens genau unter die Lupe nimmt, wie z. B. die Planung und Besetzung aktueller Stellenangebote. Diese Art der Planung wird in der Regel von der Personalabteilung und den Personal- oder Betriebsleitern durchgeführt.

Fast alle Arbeitgeber verfügen über eine Art von betrieblichem Personalplanungsprozess, da dies ein notwendiger Schritt im Prozess der Talentakquise ist. Leider verlassen sich einige Arbeitgeber ausschliesslich auf einen informellen, weniger strukturierten betrieblichen Personalplanungsprozess, der wenig zur Ergebnissteigerung beiträgt. Wenn Ihr Unternehmen jedoch die Einstellungsergebnisse verbessern möchte, müssen Sie einen gut entwickelten Prozess schaffen, um Ihre aktuellen Einstellungsanforderungen und die Anforderungen des Personalmanagements zu erfüllen.

Strategische Personalbedarfsplanung

Die strategische Personalplanung hingegen befasst sich mit der Erfüllung des langfristigen Talentbedarfs des Unternehmens. Sie beinhaltet die Vorhersage des zukünftigen Arbeitskräfte- und Kompetenzbedarfs des Unternehmens und die Entwicklung eines Plans, um die Fähigkeiten und Talente zu erwerben, die es in den nächsten 2, 3, 5 oder 10 Jahren benötigt. Damit die strategische Personalplanung effektiv sein kann, muss sie die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, der Finanzabteilung, Managern, Führungskräften und anderen wichtigen Akteuren umfassen.

Obwohl die strategische Personalplanung mit dem zukünftigen Geschäftserfolg  verknüpft werden kann, zeigen Schätzungen, dass nur 40-50 % aller Arbeitgeber einen langfristigen Plan haben. Wenn Ihr Unternehmen keinen strategischen Belegschaftsplan hat oder wenn es eine Weile her ist, seit dieser Plan bewertet wurde, ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Laut einer weiteren Studie von HCI geben 38 % an, dass ihre Organisation nicht über die angemessenen Investitionen in Zeit, Mitarbeiter und Geld verfügt, um die strategische Personalplanung (SWP) zu unterstützen.

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Wie die Personalplanung einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft

Es ist wichtig, den Wert der Personalplanung und die Vorteile für Ihr Unternehmen zu verstehen. Nur durch dieses Verständnis können Sie Ihr Führungsteam einbinden, was für den Erfolg von grösster Bedeutung ist. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die Personalplanung Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten kann, darunter:

bereiten Sie sich auf die Zukunft vor: Der offensichtliche Vorteil der strategischen Personalplanung ist, dass sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten kann. Obwohl kein Arbeitgeber jede künftige Herausforderung für die Belegschaft vorhersagen kann, kann ein strukturierter Plan dem Unternehmen helfen, die Auswirkungen von Hindernissen abzumildern.

die Qualifikationslücke schliessen: Laut einer aktuellen Studie geben 60 % der HR-Fachkräfte an, dass es ihre oberste Priorität ist, kritische Fähigkeiten und Kompetenzen an ihren Arbeitsplätzen aufzubauen. Sie können eine Vielzahl von Schritten unternehmen, einschliesslich selektiver Einstellung, Weiterbildung und Umschulung, um Fähigkeiten für das Unternehmen zu sichern. Wenn diese Schritte jedoch nicht im Einklang mit einer strukturierten Belegschaftsplanungsstrategie durchgeführt werden, könnten sie sich als vergeblich erweisen. Stattdessen kann eine gut entwickelte Strategie für die Personalplanung Ihnen helfen, die Qualifikationslücke heute und die kommenden Jahre zu schliessen.

eine effektive Nachfolgeplanungsstrategie entwickeln: Jeder Arbeitgeber sollte einen Nachfolgeplan für alle wichtigen Mitglieder des Unternehmens haben. Die Anpassung dieses Plans an Ihre gesamte Personalplanungsstrategie schafft nicht nur einen reibungslosen Übergangsprozess, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Unternehmen vorankommt und sich bei Bedarf an jeden Übergang anpasst.

Verbesserung der betrieblichen Effizienz: Der Geschäftsbetrieb läuft optimal, wenn Ausrüstung, Lieferungen, Logistik und Talente synchronisiert werden. Wenn einer dieser Bereiche unterdurchschnittlich ist, ist die Effizienz des Unternehmens in Gefahr. Während der Pandemie reduzierte die Kombination von Quarantänemassnahmen und Krankmeldungen die Belegschaft, was die Produktionsraten verringerte. Darüber hinaus kämpften selbst Unternehmen, die in der Lage waren, genügend Arbeitskräfte zu halten, um die Produktionsraten aufrechtzuerhalten, häufig mit Störungen in der Lieferkette, die ihre Fähigkeit, das Produkt zum Verbraucher zu transportieren, behinderten.

Unternehmenswachstum ankurbeln: Tatsächlich wird die Führung eines Unternehmens ohne eine Personalplanungsstrategie das Unternehmenswachstum irgendwann behindern. Das Qualifikationsdefizit dürfte sich im Laufe der Zeit noch vergrössern, während die Technologie sicherlich weiter voranschreiten wird. Ohne jetzt Schritte zu unternehmen, um sich auf die Zukunft vorzubereiten, ist Ihr Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage, die Talente und Fähigkeiten zu erwerben, die erforderlich sind, um voranzukommen. 

Kosteneinsparungen realisieren: Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen mit einem strategischen Belegschaftsplan zu helfen, Geld zu sparen. Erstens ermöglicht der richtige Plan Ihrem Unternehmen, den Einsatz seiner aktuellen Belegschaft zu maximieren. Zweitens kann Ihr Unternehmen durch strategische Schulungs- und Entwicklungsprogramme einige der aufstrebenden Fähigkeiten, die es benötigt, von innen sichern, was die Bindungsraten erheblich verbessern kann. Drittens können Sie die Einstellungskosten senken, indem Sie Ihre Einstellungsbemühungen basierend auf den prognostizierten Bedürfnissen Ihres Unternehmens verbessern.

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5 Schritte der Belegschaftsplanung 

Die Personalplanung ist ein strukturierter Prozess, der alle wichtigen Akteure einbeziehen sollte, einschliesslich Personal, Finanzen, Linienleiter und Vorgesetzte und Führungskräfte. Dieses hohe Mass an Zusammenarbeit kann die Gesamtergebnisse verbessern und sicherstellen, dass diese mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Nachfolgend finden Sie die fünf Schritte, denen jedes effektive Belegschaftsplanungsmodell folgen sollte.

1. Personalplanung an den Geschäftszielen ausrichten

Der erste Schritt des Personalplanungsprozesses besteht darin, die allgemeinen Ziele und Vorgaben Ihres Unternehmens festzulegen. Es ist wichtig, dass das gesamte Planungsteam zusammenkommt und die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens bespricht und die Richtung für den Plan vorgibt. Berücksichtigen Sie Faktoren, wie zum Beispiel, wo das Unternehmen in den kommenden Jahren wachsen will, welche neuen Produkte eingeführt werden und welche Gesamtvision das Unternehmen für die Zukunft hat.

Ohne die richtige Ausrichtung wird es Ihnen schwerfallen, eine Personalplanungsstrategie zu entwickeln, die die Ergebnisse vorantreibt, die Ihr Unternehmen benötigt, um die für die Zukunft erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zu sichern.

2. Durchführung einer Personalanalyse

Der nächste Schritt ist die Durchführung einer umfassenden Personalanalyse. Dieser Prozess erfordert von Ihrem Team, die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen am Arbeitsplatz zu bewerten und den zukünftigen Bedarf des Unternehmens vorherzusagen. Sie können aktuelle Kompetenzen bestimmen, indem Sie Stellenbeschreibungen auswerten, sich mit Arbeitnehmern und Führungskräften treffen und die verschiedenen Aufgaben an Ihrem Arbeitsplatz bewerten. Die Verfolgung aufkommender Branchentrends und -standards sowie die Durchführung von Wettbewerbsforschung können Ihrem Unternehmen helfen, die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens besser zu verstehen.

Sobald diese Analyse abgeschlossen ist, ist es wichtig, Ihre aktuellen Talentattribute wie Fähigkeiten, Grösse der Belegschaft und Arbeitsplatzstruktur mit den prognostizierten zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens zu vergleichen. Dieser Vergleich ermöglicht es Ihrem Team, potenzielle Lücken zwischen Ihren aktuellen Talentattributen und den zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens zu identifizieren.

Beispielsweise kann Ihre Personalanalyse zeigen, dass Ihrem Unternehmen die für die Zukunft erforderlichen technischen Fähigkeiten im Wesentlichen fehlen. Auf der anderen Seite kann es auch zeigen, dass aufgrund der zunehmenden Automatisierung Ihre Gesamtbelegschaft in den nächsten fünf Jahren um 10 % reduziert werden kann.

3. Entwicklung eines Aktionsplans

Sobald Sie eine umfassende Mitarbeiteranalyse abgeschlossen und alle sich abzeichnenden Kompetenzlücken oder erwarteten Verschiebungen in der Belegschaft festgestellt haben, kann Ihr Team mit der Ausarbeitung eines Aktionsplans beginnen. Dieser Plan sollte so viele der in der Personalanalyse aufgedeckten Bedürfnisse wie möglich berücksichtigen. Zum Beispiel könnte Ihre Personalplanungsstrategie Folgendes umfassen:

  • Weiterqualifizierung oder Umschulung
  • Karriereentwicklung
  • Erfolgsplanung
  • Personalbeschaffung
  • Auslagerung
  • Unternehmensumstrukturierung

Dies ist nur ein Beispiel für einige der Strategien, die möglicherweise in den Aktionsplan Ihres Unternehmens aufgenommen werden müssen. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass jede Organisation einen massgeschneiderten Aktionsplan entwickeln muss, der den einzigartigen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.

4. Umsetzung eines Aktionsplans

Die Umsetzung Ihres Aktionsplans ist wahrscheinlich der schwierigste Schritt im Prozess der Personalplanung. Es erfordert  ein starkes Engagement Ihrer operativen Manager, da diese häufig mit der Umsetzung des Plans beauftragt sind. Auf der anderen Seite muss das Führungsteam eingebunden werden, um die Ressourcen zu sichern, wie die Technologie, die für die Entwicklung eines effektiven Plans erforderlich ist.

Kommunikation ist ein weiteres Schlüsselelement bei der Umsetzung des Plans. Abhängig vom Ergebnis Ihrer Mitarbeiteranalyse müssen Sie beispielsweise möglicherweise mit den Mitarbeitern über Karriereänderungen sprechen, und Ihre Personalvermittler sollten genau wissen, welche Art von Kandidaten das Unternehmen möchte. 

5. Überwachen, bewerten und anpassen

Die Personalplanung ist kein einmaliger Prozess, sondern eine kontinuierliche Praxis, die überwacht, bewertet und bei Bedarf angepasst werden muss. Meilensteine und festgelegte Messungen sollten im ersten Schritt des Prozesses entwickelt worden sein. Sie können nun verschiedene Kennzahlen verwenden, um den Erfolg Ihrer Personalplanungsstrategie zu messen oder den aktuellen Plan anzupassen, um den Talentbedarf des Unternehmens besser zu erfüllen.

In regelmässigen Abständen muss Ihr Team auch jeden dieser Schritte überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Personalplanungsstrategie auf dem neuesten Stand ist und in der Lage ist, alle aufkommenden Talentanforderungen zu erfüllen, einschliesslich neuer Fähigkeiten.

Laden Sie unseren Leitfaden zu den besten Praktiken bei der Personalplanung herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine Strategie entwickeln können, die Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter auf die Zukunft vorbereitet.

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