Autor Philipp Vogel, 05.09.22 09:00

Trotz des intensiven Arbeitskräftemangels und der wachsenden Qualifikationslücke geben 38 % der Organisationen an, dass ihnen die Zeit und die finanziellen Ressourcen fehlen, um in die strategische Personalplanung zu investieren. Viele dieser Unternehmen erklärten, dass Investitionen zur Deckung des aktuellen Personalbedarfs oberste Priorität hätten. Leider kann das Fehlen eines Personalplanungsprozesses es für diese Unternehmen sehr schwierig machen, eine zukunftsfähige Belegschaft aufzubauen.

Es stimmt zwar, dass die Personalplanung ein zeitliches und finanzielles Engagement des Unternehmens erfordert, aber tatsächlich wird es für die heutigen Arbeitgeber schwierig, ohne einen strategischen Plan in ihrer zukünftigen Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was ist die Personalplanung und wie kann sie Ihrem Unternehmen zugute kommen? Grundsätzlich ist die Personalplanung der Prozess der Bewertung der aktuellen Talentfähigkeiten des Unternehmens, der Vorhersage des zukünftigen Personalbedarfs des Unternehmens, der Identifizierung von Lücken, die behoben werden müssen, und der Erstellung eines Aktionsplans, um diese Lücken mit einer konsequenten Überwachung und Anpassung zu schliessen.

Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann die Personalplanung nicht nur Geld sparen, sondern auch die betriebliche Effizienz verbessern, das Geschäftswachstum ankurbeln und die Qualifikationslücke in Ihrem Unternehmen schliessen. Es gibt jedoch einige Fehler, die Unternehmen oft machen, wenn sie eine Strategie für die Personalplanung erstellen, die ihre Wirksamkeit beeinträchtigen könnte.

bewährte Verfahren für die Personalplanung

6 häufigste Fehler bei der Personalplanung

Um Ihrem Unternehmen zu helfen, jede Art von unnötigen Komplikationen zu vermeiden, haben wir eine Liste mit einigen der häufigsten Fehler erstellt, die Unternehmen bei der Entwicklung einer Personalplanungsstrategie machen.

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1. keine Ausrichtung an der Unternehmensstrategie

Einer der grössten Fehler, den viele Arbeitgeber machen, besteht darin, die Personalplanung als eigenständige Strategie zu behandeln, die ausschliesslich von der Personalabteilung verwaltet wird.

Stattdessen ist es entscheidend, dass Ihre Personalplanungsstrategie mit den allgemeinen Zielen und Vorgaben des Unternehmens im Einklang steht. Wo zum Beispiel will Ihr Unternehmen in den nächsten 3 Jahren wachsen? Welche neuen Produkte werden in naher Zukunft auf den Markt kommen? In welche Märkte möchte Ihr Unternehmen expandieren? Nur durch diese Ausrichtung kann Ihr Unternehmen eine effektive Strategie entwickeln, um eine Belegschaft aufzubauen, die die spezifischen Fähigkeiten hat, die Ihr Unternehmen heute und in Zukunft benötigt. 

Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen das Risiko von Ressourcenverschwendung reduzieren und die Ergebnisse verbessern, indem es sicherstellt, dass die Personalplanung im Einklang mit den allgemeinen Geschäftsstrategien des Unternehmens steht.

2. mangelnde Einbindung von Führungskräften

Es kann nicht oft genug gesagt werden — die Personalplanung wird nur mit der Zustimmung der Führungskräfte funktionieren. 

Leider kann es für viele HR-Teams wie ein harter Kampf erscheinen, eine Einbindung der Führungsebene zu erreichen. Schliesslich haben viele Organisationen in allen Branchen mit erheblichen Budgetbeschränkungen zu kämpfen, während sie daran arbeiten, sich von der globalen Pandemie zu erholen. Darüber hinaus zögern viele Führungskräfte möglicherweise, in langfristige Planungsstrategien zu investieren, während sie immer noch mit dem aktuellen Arbeitskräftemangel zu kämpfen haben.

Es ist wichtig, dass HR-Teams diese Bedenken der Geschäftsleitung verstehen und sich auf den Wert konzentrieren, den eine ordnungsgemässe Personalplanung für das Unternehmen bringen kann. Der offensichtliche Vorteil ist, dass die Personalplanung dem Unternehmen helfen kann, eine Belegschaft für die Zukunft aufzubauen, indem sichergestellt wird, dass es die Talente, Fähigkeiten und Fertigkeiten gewinnt, die es benötigt. Dies ist jedoch nur ein Vorteil der Personalplanung. Sie kann auch dazu beitragen, die Einstellungskosten zu senken, die Bindungsraten zu erhöhen, die Geschäftseffizienz zu verbessern, das Geschäftswachstum anzukurbeln und, was am wichtigsten ist, sie kann es Ihrem Unternehmen ermöglichen, wettbewerbsfähig zu bleiben, während die Nachfrage nach Fachkräften weiter steigt.

Letztlich muss die Geschäftsleitung verstehen, dass sie es sich im Moment einfach nicht leisten kann, Investitionen in die Personalplanung zu ignorieren.

Für einen kurzen Leitfaden, den Sie als Referenz für den Aufbau eines starken Personalplanungsprozesses verwenden können, laden Sie noch heute unsere Best Practices in der Personalplanung herunter.

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3. fehlender strukturierter Prozess

Viele Arbeitgeber investieren fälschlicherweise ausschliesslich in die betriebliche Personalplanung. Während diese kurzfristige Planungstechnik dem Unternehmen helfen kann, die täglichen Anforderungen der Belegschaft zu erfüllen, tut sie wenig, um Ihr Unternehmen für die Zukunft vorzubereiten. Um Ihre Planungsbemühungen optimal zu nutzen, ist es wichtig, einen klaren Prozess  auf operativer und strategischer Ebene zu definieren.

Wie bei den meisten langfristigen Strategien erfordert die strategische Personalplanung einen proaktiven und gut strukturierten Ansatz. Zum Beispiel muss Ihr Unternehmen ein Planungsteam aufstellen, das sich kontinuierlich auf monatlicher, vierteljährlicher oder halbjährlicher Basis treffen kann. Es muss auch von Anfang an festgelegt werden, wer Teil des Planungsteams sein wird sowie deren spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus muss ein kontinuierliches schrittweises Verfahren vorliegen, das es dem Team ermöglicht, aktuelle Fähigkeiten mit zukünftigen Anforderungen an die Belegschaft zu vergleichen, um einen robusten Aktionsplan zu erstellen.

Ohne eine strukturierte Personalplanungsstrategie ist es wahrscheinlich, dass Ihr Plan auseinanderfallen wird, bevor er Zeit hat, dem Unternehmen echte Vorteile zu bieten. Selbst wenn ein unstrukturierter Plan bestehen bleibt, liefert er möglicherweise nicht die spezifischen Ergebnisse, die Ihr Unternehmen benötigt. Darüber hinaus könnten Sie die Mängel nicht bemerken, bis es zu spät ist.

4. keine funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist ein Schlüsselelement der Personalplanung. Wie oben erwähnt, wird ein Plan, der ausschliesslich von der Personalabteilung verwaltet wird, einen begrenzten Wirkungsgrad haben und möglicherweise nicht mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Stattdessen müssen Sie ein Planungsteam entwickeln, in dem funktionsübergreifende Zusammenarbeit oberste Priorität hat.

Dieses Team sollte unter anderem die folgenden Mitglieder umfassen.

  • HR-Team: Es ist obligatorisch, ein Mitglied der Personalabteilung als Teil des Planungsteams zu haben. Schliesslich ist diese Abteilung für die Rekrutierung und das Personalmanagement des Unternehmens verantwortlich. Es ist daher nur konsequent, dass sie eine entscheidende Rolle bei der Personalplanung spielt. In der Tat übernehmen HR-Profis oft die Führung des Planungsteams und entwickeln und implementieren in der Regel Schulungs- und Entwicklungsprogramme im Unternehmen.
  • Führungskraft: Ebenso wichtig ist es, mindestens einen Senior Leader als Teil des Personalplanungsteams zu haben. Führungskräfte haben eine vollständige Vision der Unternehmensziele und können sicherstellen, dass die Personalplanungsstrategie mit den allgemeinen Geschäftsstrategien übereinstimmt. Darüber hinaus kann dieser leitende Angestellte als Bindeglied zwischen dem Planungsteam und den Führungskräften des Unternehmens fungieren, um sicherzustellen, dass jeder den Plan kennt, und um eine kontinuierliche Annahme durch die Führungskräfte sicherzustellen.
  • Führungskraft aus der Finanzabteilung: Da die Personalplanung laufende Investitionen des Unternehmens erfordert, ist es wichtig, ein Mitglied der Finanzabteilung im Planungsteam zu haben. Dieses Mitglied kann dem Planungsteam helfen, alle finanziellen Einschränkungen zu verstehen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, und eine realistische Ansicht darüber liefern, welche Art von Investitionen das Unternehmen in Bezug auf die Personalplanung in den nächsten drei, fünf oder zehn Jahren tätigen kann.
  • Führungskräfte und Vorgesetzte: Es wäre schwierig, wenn nicht unmöglich, eine Strategie für den Aufbau einer Belegschaft für die Zukunft ohne Erkenntnisse von Ihren Führungskräften und Vorgesetzten zu entwickeln. Diese Unternehmensleiter haben direkte Kenntnisse über die täglich benötigten Fähigkeiten sowie über aktuelle Fähigkeiten oder Arbeitslücken, die sich auf die Produktivität auswirken. Darüber hinaus können diese Arbeitnehmer als Bindeglied zwischen dem Planungsteam und der Belegschaft fungieren.
  • IT-Abteilung: Abhängig von den Fähigkeiten anderer Mitarbeiter des Personalplanungsteams kann es erforderlich sein, ein Mitglied der IT-Abteilung einzubeziehen. Dieses Mitglied wird mit der Sammlung wertvoller Mitarbeiterdaten beauftragt und diese Daten in ein leicht lesbares Format umwandeln, das das Team bei wichtigen Entscheidungen über die Personalplanung verwenden kann.

5. Fehlende Kommunikation

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich ein Unternehmen die Zeit nimmt, ein Personalplanungsteam aufzubauen und eine Strategie zu entwickeln, um voranzukommen, aber dennoch diesen Plan nicht in die Tat umsetzt. Tatsächlich ist es eine Sache, eine Belegschaftsplanungsstrategie zu entwickeln, und eine ganz andere, diese Strategie in einen umsetzbaren Plan umzuwandeln, der Ergebnisse zeigt. Hier wird Kommunikation zum Schlüssel. 

Wenn das Planungsteam beispielsweise seine Gesamtziele, Pläne und Meilensteine nicht an das Führungsteam kommuniziert, kann es möglicherweise keine kontinuierliche Unternehmensbeteiligung sicherstellen. Oder wenn das Planungsteam keine klaren Vorstellungen hat oder bestimmte Aspekte des Plans, wie Mitarbeiterausbildung und Aufstiegsmöglichkeiten, nicht klar an die gesamte Belegschaft kommuniziert, könnten sich diese Bemühungen ebenfalls als unwirksam erweisen.

Es ist wichtig, dass das Personalplanungsteam frühzeitig Kommunikationsmethoden bespricht. Ein Teammitglied kann für die gesamte Kommunikation innerhalb des Unternehmens verantwortlich sein, oder Ihr Team kann zusammenarbeiten, um die besten Kommunikationswerkzeuge für jeden Aspekt der Planungsstrategie zu bestimmen.

Beispielsweise kann die Personalabteilung für die Entwicklung eines Mitarbeiterschulungsprogramms und die Einleitung der Kommunikation mit der Belegschaft über die Details des Programms verantwortlich sein. Von Vorgesetzten und Führungskräften wird hingegen erwartet, dass sie direkten Kontakt zu den Arbeitnehmern haben, um verschiedene Ausbildungsmöglichkeiten zu fördern. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Manager ausrüsten und schulen, um diese Gespräche mit ihren Teams zu erleichtern. 

6. keine Verwendung von Technologie und Daten

Studien zeigen, dass nur jeder dritte HR-Experte glaubt, dass er bei der Nutzung von Technologie und Daten im Personalplanungsprozess effektiv ist. Das ist leider zu wenig, da die richtige Technologie und die richtigen Daten dazu beitragen können, den Personalplanungsprozess zu rationalisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ein Bereich, in dem Daten eine entscheidende Rolle spielen, ist die Vorhersage. Bei der Personalplanung geht es darum, die richtigen Talente und Fähigkeiten am richtigen Ort und zur richtigen Zeit bereitzustellen. Es wäre extrem schwierig für Ihr Planungsteam, genaue Zukunftsvorhersagen ohne den Einsatz von Technologie und Datenerfassung zu treffen. 

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Arbeitgeber bereits eine Fülle von arbeitskräftebezogenen Daten sammeln. Der Trick besteht darin, zu wissen, wie diese Daten genutzt werden können, um dem Team einen echten Mehrwert zu bieten. Es wird empfohlen, ein Mitglied der IT-Abteilung in das Personalplanungsteam aufzunehmen. Dieses Mitglied wird nicht nur aus erster Hand wissen, welche Arten von Technologien bereits im Unternehmen verfügbar sind, die den Planungsprozess rationalisieren können, sondern es wird auch wissen, welche Art von Daten derzeit vom Unternehmen erfasst und gespeichert werden.

Beispielsweise können Daten, die über die Workforce Management Software erfasst werden, Informationen über die aktuellen Fähigkeiten im Unternehmen liefern, Qualifikationslücken identifizieren, unbesetzte Stellen nachverfolgen und den zukünftigen Bedarf am Arbeitsplatz prognostizieren. Employee Relations Software hingegen kann ein wirksames Werkzeug sein, um Informationen über Ausbildungs- und Karriereentwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen auszutauschen. 

Für einen kurzen Leitfaden, den Sie als Referenz für den Aufbau eines starken Personalplanungsprozesses verwenden können, laden Sie noch heute unsere Best Practices in der Personalplanung herunter.

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